נוטריון במשמעותו המילולית הנו רושם, זהו לרוב עורך דין אשר הוסמך בהתאם לחוק לאמת, לאשרר, להעיד ולערוך מסמכים משפטיים המשמשים כראיה בפני בית המשפט, או בפני רשויות אחרות, אם במדינה ואם מחוצה לה.
תפקידיו של הנוטריון
תפקידיו של הנוטריון כוללים, בין השאר, אימות חתימות על גבי מסמכים, אישור נכונותם של העתקים ותרגומים של מסמכים, עריכת יפויי כוח, אישור הצהרות בשבועה, קבלת פיקדונות של כספים, לאשר שאדם פלוני חי, לאשר נכונותה של רשימת מצאי, לאמת ולאשר הסכמי ממון שנחתמו לפני הנישואין בין בני זוג, לערוך צוואות כ"צוואה בפני רשות", וכיוצא בזה. על הנוטריון לוודא כי בכול מקרה המסמכים נחתמו מרצונם הטוב והחופשי של החותמים.
לשם ביצוע תפקידו עושה הנוטריון שימוש בחתימתו ובחותמו, דוגמאות מחתימתו וחותמו מצויים אצל הרשויות המוסמכות לצרכי אימות.
כללי האתיקה החלים על עבודת הנוטריון
הנוטריון כפוף לכללי אתיקה מקצועית חמורים עקב תפקידו שהרי מסמך החתום נוטריונית מהווה הוכחה בפני עצמה לפני כול ערכאה באשר לאמיתות המסמך ואין צורך לאמת את תוכנו על ידי ראיה נוספת כל שהיא והוא הופך לבעל תוקף משפטי. כללי האתיקה הקבועים בחוק כוללים שמירה על כבוד המקצוע, נאמנות ללקוחות, איסור פרסום, איסור שידול לקבלת עבודה, שמירת סודיות מקצועית, ניהול ארכיון לשמירת מסמכים, טיפול ועיון בהם, ומגבלות נוספות. הנוטריון כפוף לשיפוט משמעתי של בית הדין המשמעתי המחוזי של לשכת עורכי הדין, המוסמך אף לשלול את רישיונו של הנוטריון אם ביצע עבירה חמורה על כללי האתיקה.
נוטריון הוא במובן מסוים שלוחה של בתי המשפט הרגילים. במקום לגרור את האזרחים אל כתלי בית המשפט בכל פעם בו מתעורר צורך באישור חתימה, אפשר לפנות אל נוטריון וליהנות מהסמכויות הניתנות לו מתוקף חוק הנוטריונים.
בישראל הייתה קיימת הבחנה בין נוטריון ציבורי לנוטריון המשמש לאימות מסמכים המיועדים לשימוש מחוץ למדינה בלבד. הבחנה זו הייתה קיימת עד לשנת 1976 ומאז כפילות זו בוטלה ומשרות אלו אוחדו.
מתן תוקף למסמכים באמצעות אפוסטיל
הנוטריון מספק תוקף למסמך באמצעות אפוסטיל שמשמעותו אישור. חותמת האפוסטיל מעניקה תוקף למסמך או לחלופין מאמתת את זהותו של אדם.
ישנם שני סוגים של אפוסטיל: האחד נותן תוקף לתוכן המסמך עצמו ומאמתת את תוכנו, והשני מאשר רק את העובדה כי המסמך חתום על ידי נוטריון והיא למעשה מאשרת בכך את זהותו.
חותמת האפוסטיל תקפה רק במדינות החתומות על אמנת האג, שהיא אמנה בין לאומית שנחתמה בשנת 1961 בהאג, על כן ישנה חשיבות לוודא כי המדינה שאנו מבקשים שתיתן תוקף למסמך שבידינו אמנם חתומה על אמנת האג. אם האישור הנוטריוני כולל מספר מסמכים כי אז נקשרים הגיליונות יחדיו בסרט אדום המחובר אל תו אדום המוטבע בחותמו של הנוטריון ועליה רשומים שמו של הנוטריון והמילה "נוטריון" בשלוש מתוך ארבע השפות: עברית, אנגלית, ערבית או צרפתית. מסמכים נוטריונים במדינות שונות נושאים צורות שונות.
